Onthaal-medewerker
Ben jij een organisatorisch talent met gevoel voor onthaal, administratie en het reilen en zeilen op kantoor? Hou je ervan om een professionele, warme en goed georganiseerde werkomgeving te creëren? Dan ben jij misschien de nieuwe Onthaalmedewerker van HUB architecten.
Als onthaalmedewerker ben je het eerste gezicht en de stem van ons kantoor. Je zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen, dat het onthaal vlot draait en dat onze kantooromgeving dagelijks professioneel en verzorgd functioneert. Tegelijk bied je administratieve en praktische ondersteuning aan het office management.
HUB architecten is een gerenommeerd en groeiend bureau voor architectuur en stadsontwerp in Antwerpen. Met een team van een 40-tal gedreven professionals werken wij aan toonaangevende, grootschalige en binnenstedelijke projecten in binnen- en buitenland, waaronder zowel publieke gebouwen als complexe renovaties en nieuwbouw.
Ons kantoor staat bekend om het leveren van een hoge en integrale ontwerpkwaliteit, waarbij we het principe van 'scherpte-diepte' hanteren: tegelijkertijd het grote geheel en het kleinste detail scherp in beeld houden. Wij streven naar architecturale, sociale en intellectuele coherentie in al onze werken. Jij komt terecht in een dynamische en ambitieuze werkomgeving op onze locatie aan de Rijnkaai.
Je maakt deel uit van team office management (Team O) en neemt samen met je collega’s verantwoordelijkheid op voor het onthaal en de ondersteuning van de administratie en kantoororganisatie. Je werkt dagelijks samen met onze architecten, projectteams en het managementteam, en je vormt daarbij een belangrijke schakel tussen interne noden en externe bezoekers. Je werkt zelfstandig en proactief, maar stemt vlot af met je collega’s om taken te verdelen, prioriteiten te bepalen en de continuïteit te garanderen.
Je bent onderdeel van het team office management en kan goed samenwerken om het onthaal en de administratieve taken tot een goed einde te brengen. Onderstaande taken vormen een gedeelde verantwoordelijkheid voor Team O.
- Onthaal & Representatie (Permanentie):
- Zorgen voor de permanente bezetting en het onthaal gedurende de werkweek.
- Hartelijk ontvangen van klanten, partners, leveranciers en andere bezoekers.
- Beheer van de telefonie en algemene mailbox.
- Zorgen voor een professionele en gastvrije sfeer. bewaakt de uitstraling van het kantoor: onthaalzone, vergaderzalen en de algemene eerste indruk.
- Je handelt communicatie en administratie af met discretie, professionaliteit en zorg.
- Kantoorbeheer & Facility ('Huishouden'):
- Verantwoordelijk voor de orde, netheid en uitstraling van het kantoor (inclusief het coördineren van schoonmaakpersoneel en onderhoud, aanvullende dagelijkse nazorg en nazicht).
- Mede-beheer van voorraden en bestellingen (kantoormateriaal, keukenartikelen, drank, boeken, tijdschriften, etc.).
- Het regelen van logistiek (bijv. inboeken van: koeriers, lichte ICT-ondersteuning, telefonie, printers,...).
- Coördinatie en opvolging van de lunch binnen het bureau (inclusief nazorg).
- Ondersteuning organisatie Evenementen & Catering:
- Plannen, voorbereiden en mede-organiseren van interne en externe evenementen (bijv. mensen ontvangen voor presentaties, klantenevenementen, lezingen,...).
- Verzorgen van catering en bestellingen voor vergaderingen, events of lunch.
- Zorgen voor de nodige voorbereidingen in de werkruimte/vergaderzalen.
- Administratieve Ondersteuning & Acquisitie samen met Team O:
- Beheer van de inkomende en uitgaande post.
- Agendabeheer van de collectieve agenda’s.
- Je bent onderdeel van het team Office en kan goed samenwerken om grotere administratieve taken tot een goed einde te brengen.
- Je structureert administratieve documenten en bewaakt dat informatie actueel, volledig en tijdig beschikbaar is.
- Je houdt project- en klantenfiches in de database nauwkeurig up-to-date.
- Enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare rol is een plus net zoals Interesse in architectuur of de culturele sector is.
- Je bent communicatief sterk (vloeiend in Nederlands, kennis van Engels en/of Frans is een troef).
- Je bent een organisatietalent, werkt zeer nauwkeurig en proactief. Je ziet werk liggen en pakt dit zelfstandig op, met oog voor detail.
- Je blijft rustig en flexibel bij wisselende prioriteiten en deadlines.
- Je bent beschikbaar voor dagelijkse permanentie op kantoor. Een deeltijdse invulling is bespreekbaar.
- Je hebt een goede kennis van Microsoft Office; ervaring met Google Workspace is mooi meegenomen.
- Je hebt een graduaat of professionele bachelor in onthaal en administratie of gelijkwaardig door aantoonbare ervaring.
- Een afwisselende en centrale functie binnen een gepassioneerd en creatief team van een 40-tal collega’s.
- Een prettige en inspirerende werkomgeving in ons kantoor aan de Rijnkaai in Antwerpen.
- Een contract van onbepaalde duur, met mogelijkheid tot deeltijds werk.
- Een marktconform salaris, aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, onkostenvergoeding en hospitalisatieverzekering.
- Ruimte voor initiatief, verantwoordelijkheid en professionele ontwikkeling binnen een dynamisch architectuurbureau.
If you are interested in this vacancy, please send your resume to: jobs@hub.eu